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Les Méthodes

Les Deux Modes de Gestion des Fournitures de Bureau

La Gestion Intégrée

La gestion :
  • Stockage
  • Suivi des stocks
  • Les commandes
  • Réapprovisionnements
  • Distribution Supposent une structure, même légère, dans toute entreprise.
  • Selon l'importance de la société
                  - Ses implantations                   -  L'existence d'une force commerciale.Le rattachement de ces tâches se fait à une structure administrative ou aux services généraux s'ils existent.

Dès lors que le nombre de documents augmente
, se pose la question d'informatiser la gestion des stocks, mais aussi d'organiser le stockage et la distribution sur une plate-forme unique ou dans les services.Peuvent alors êtres utilisés des applications bureautique « maison » développées sous Lotus Notes par exemple ou des progiciels du marché (clé 128, Logarithme...).Cette gestion intégrée peut être réalisée sous deux formes d'achats différents :

La gestion de stock. L'entreprise possède un économat, s'approvisionne dans un stock qui lui permet de répondre aux demandes de ses clients internes et gère les entrées et les sorties qu'elle facture ou impute aux départements consommateurs.

Le zéro stock : L'entreprise ne possède aucun stock tampon et s'approvisionne au fur et à mesure de ses besoins, le plus souvent département par département, parfois en fonction d'enveloppes de frais généraux consenties, suivant une procédure écrite.

Cette formule nécessite un partenaire fournituriste très fiable et très réactif pour ne pas risquer la pénurie d'un article.

La Gestion Décentralisée

On constate actuellement des initiatives sérieuses de fournituristes qui proposent de stocker et distribuer ces documents administratifs en même temps que les fournitures de bureau.
Des routeurs
développent la sous-traitance partielle ou totale des activités de stockage et de distribution sur des plates-formes de regroupement.

Certaines sociétés
ont déjà abandonné cette activité et ont confié cette gestion tout en conservant une maîtrise d'œuvre importante dans les activités suivantes :
  • Organisation,
  • Suivi des stocks,
  • Réapprovisionnement et gestion des documents.

En alternative
à cette sous-traitance, certains routeurs ont une offre informatique à disposition des clients qui ne peuvent ou ne veulent pas sous-traiter. Cette offre informatique consiste à installer en interne le logiciel de gestion de stock dans une configuration propre à l'entreprise en échange d'un loyer (aide et formation comprises).

Ces mêmes routeurs
- véritables professionnels du stockage et de la distribution - offrent également un contrat d'expertise aux clients désireux de réorganiser leurs sites de stockage.

Critères de Choix Objectifs d'un Prestataire

Prix
Attention à ne pas se battre pour le principe. Un crayon ou une boîte de trombones ne doit pas cacher le coût d'une cartouche d'encre plus onéreuse.

Délais de livraison
En général de 24 à 48 h suivant les fournituristes. Ils sont en principe suffisants pour éviter les stocks dispendieux.

Nombre de produits en stock
La solidité financière d'un fournituriste lui permet d'assumer la gestion d'un stock important. Le client, quant à lui, doit voir ses stocks diminuer, voire disparaître. Les « grands » de la profession annoncent un taux de rupture proche de zéro.

Frais de livraison
En général, gratuits au-delà d'un volume commandé de 75 à 90 €. En deçà, il peut être demandé une « participation » aux frais de livraison. Ce point doit être négocié dès l'appel d'offres.

Possibilité de détailler les produits
En général, les fournituristes n'aiment pas « casser » leur conditionnement. Ce point doit être envisagé dès l'appel d'offres.

Délais de paiement
En général règlement à 30 jours.

Retours
C'est-à-dire la possibilité offerte au client de renvoyer un produit non adapté ou acheté par erreur.

La purchasing card
 (carte d'achat)
Il s'agit d'un outil virtuel qui agrège l'ensemble des achats réalisés par l'entreprise (ou par un service de l'entreprise).Ces cartes d'achats sont actuellement gérées par des groupes bancaires important : AMEX, BNP, SG. Elles sont imposées aux fournisseurs.L'intérêt du système est :
  • D'entrer dans un processus de dématérialisation des documents administratifs de commande et de facturation
  • De diminuer les délais de règlements et les retards de paiement.

Elaboration d'un Appel d'Offre

Il faut :

Mesurer le poids financier des achats, et le communiquer aux soumissionnaires,

Déterminer
le profil des achats par famille d'activités (utiliser les classiques les fournituristes - Ecrire, Classer, Imprimer, etc.),

Considérer dans l'appel d'offres les seuls produits significatifs (les 20 % qui représentent 80 % du chiffre d'affaires), ce qui n'exclue pas de signaler les autres produits,

Demander un chiffrage de produits de marque et un chiffrage de produits à la marque du fournisseur,

Être très précis sur les descriptions d'articles à considérer pour la réponse à l'appel d'offres

Indiquer dans le cahier des charges qui est l'entreprise, comment elle fonctionne et quelles sont ses priorités afin d'éclairer les soumissionnaires sur ses besoins en réactivité (livraison par exemple),

Demander aux soumissionnaires de s'engager sur :
  • La présence hebdomadaire d'un commercial sur site pour la transmission des commandes et la transcription des articles dans les codes utilisés par le prestataire ou bien sur la mise à disposition de logiciels ou d'accès Internet pour les commandes réalisées sur ce média.
  • Des livraisons hebdomadaires service par service.
  • Les délais de livraisons minima et maxima avec possibilité d'assurer des urgences exceptionnelles dans un délai plus court.
  • La gestion des bons de commandes et factures en s'appuyant sur les codes analytiques de l'entreprise
  • La fourniture de statistiques annuelles. Définir ses besoins et exiger un test.
  • Les informations et tests gracieux sur les nouveaux produits les plus couramment utilisés
  • La possibilité de retour des produits inutilisés ou inadaptés

Exiger
des soumissionnaires qu'ils accompagnent leur réponse chiffrée de :
  • Catalogues.
  • Exemples de mini catalogues
  • Codes d'accès provisoire pour tester l'Internet du fournisseur
  • Dossiers de référence de l'entreprise comprenant la plaquette commerciale, les références clients avec noms des contacts et numéro de téléphone, numéro de registre du commerce et code APE
  • Déclarations de détention de normes et références professionnelles
  • Échantillons de chaque produit sur lesquels le fournituristes répond. Ceci vous permettra de comparer les prix par rapport à la qualité des produits.

Questions

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