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Les Méthodes

Caractéristiques d'un Courrier

Plusieurs paramètres définissent la valeur d'usage des informations contenues dans un courrier et influent directement sur son traitement interne. Parmi ceux-ci nous pouvons retenir :
  • Le temps (la note de service express qui mentionne une échéance à respecter - fin de journée ou de semaine - réclame une réactivité importante),
  • La confidentialité (une note informative aux partenaires sociaux préalable à une réunion mensuelle du comité d'entreprise et concernant un licenciement économique),
  • La valeur (acheminement de contrats, chèques, factures).

Circuits du courrier

Le courrier qui arrive est pris en charge par différents intervenants qui vont se charger de le trier, de l'orienter et de l'acheminer jusqu'au destinataire final. Identification des différents circuits courrierCircuits de traitement du courrier et actions à mener afin d'améliorer la circulation de celui-ci à l'intérieur de l'entreprise.

Structure logistique
  • Tri.
  • Enregistrement.
  • Conditionnement.

Matrice des différents circuits
S
ens de circulation du courrier interne :
  • Traitement interne pour l'interne.
  • Flux inter sites pour l'interne.
  •  Traitement départ pour l'externe.
Sens de circulation du courrier externe :
  • Traitement « arrivée ».
  • Flux inter sites pour l'interne.
  • Flux inter sites pour l'externe

Traitement "Arrivée"

La rapidité de tri, de distribution, le respect des priorités influent directement sur les performances de l'entreprise.
Voici donc les axes d'amélioration sur lesquels il est possible de jouer pour accélérer la répartition du courrier dans l'entreprise.

L'adresse du destinataire :


L'adresse constitue le lien entre l'expéditeur et le destinataire du message. De son exactitude et sa précision dépendent la qualité du service rendu par le service courrier interne (traitement automatique, absence de recherche de distribution...).

Une adresse de qualité
est une adresse complète (qui permet d'identifier et de localiser précisément le destinataire). Elle doit être présentée dans un ordre logique et lisible.
  • La norme postale précise les caractéristiques d'une adresse :
  • Le nombre de lignes est au maximum de 6. Doivent être en majuscules : la ville et le cedex.
  • Par ligne, le nombre maximum de caractères (et espaces) est fixé à 38.
  • Le nombre des abréviations (types de voies) passe de 186 à 22.
  • Éléments permettant l'identification du point de remise du courrier (étage, numéro de porte...).

Pénétration du courrier dans l'entreprise


À titre permanent ou exceptionnellement La Poste offre des services afin d'accompagner les entreprises dans le traitement de leur courrier à l'arrivée :
  • Contrat de remise transporteur.
  • TSA.
  • Cedex pour les gros récepteurs.
  • Tri par service ou par case postale du courrier a l'arrivée.
  • Boîte postale.

Segmentation des flux
  • Formats. (A4, A5...)
  • Typologie (lettre, recommandé, journaux, publicité...).
  • Urgence (express, coursiers, courrier juridique assignation...).
  • Volume / poids.

Ouverture, datage et lecture des plis
  • Préparation pour les destinataires.
  • Identification par rapport au contenu.
  • Duplication (en cas de multiples destinataires).
  • Scannérisation, indexation.

Traitement interne intra-site et inter-site


L'acheminement interne et la délivrance des plis seront conditionnés par les facteurs suivants, sur lesquels vous pouvez influer afin de rationaliser les tournées :
Segmentation géographique
  • Typologie des établissements (horizontal - vertical).
  • Dispersion des établissements (sur un seul lieu ou multi-sites).
  • Organigramme (dirigeants...), des services.

Segmentation selon la valeur d'usage (définie en introduction)
  • Tournées définies.
  • Priorisation.

Traçabilité
  • Enregistrement.
  • Remise contradictoire.
Certains plis nécessitent une remise en main propre et une traçabilité durant toute leur circulation dans l'entreprise.

Segmentation en termes de volume et de poids
  • Logistique différente.
  • Moyens spécifiques.
Certains services reçoivent des volumes plus importants que d'autres. Ces différences impliquent une logistique appropriée. Il est impossible de livrer 30 colis de 10 kg avec un petit chariot qui sert à distribuer le courrier. Donc adaptons les dessertes en fonctions des volumes reçus.

Mode de mise à disposition
  • En main propre.
  • Au secrétariat.
  • Point courrier.
  • Local courrier.
Adaptons la mise à disposition en fonctions des volumes et du nombre de personnes destinataires.

Mode d'acheminement
  • Manutention.
  • TMD.
  • Véhicules.
Les moyens mis à la disposition des agents courriers influent sur la rapidité de distribution interne. Selon l'étendue des tournées à réaliser, des investissements matériels sont nécessaires.

Fréquence des contacts
  • Délais internes.
  • Nombre de tournées.
Plusieurs tournées peuvent être programmées dans la journée afin de faire circuler les informations reçues le jour même (mémos internes, reprographie, plis reçus par coursier...)

Traitement "Départ"

La collecte des plis à expédier nécessite une attention particulière. Une collecte régulière permettra un lissage de l'activité alors qu'une collecte unique tardive peut contraindre à un affranchissement et un départ différés.

Mode de collecte
: on note que les entreprises ont mis en place des procédures allant du dépôt du courrier sur un point central jusqu'à la collecte régulière.

Valeur ajoutée
:
  • Mise sous pli ou non.
  • Affranchissement ou non.
  • Scannérisation et indexation
  • Courrier pré-trié ou en vrac.
  • Enregistrement des courriers recommandés (logiciel de la poste sypac).

Rythme des flux

L'activité du service courrier est rythmée selon trois temps forts : arrivée, interne, départ.
Traitement à l'arrivée 8 h-10 h
  • Identifier.
  • Trier.
  • Accélérer les flux vers le client.

Traitement interne 10h-14h30
  • Traiter les flux (commandes, chèques...).
  • Communiquer les flux.
  • Fabriquer

Traitement départ 14h30-17h
  • Préparer les expéditions :
  • Courrier d'affaires et publicitaires.
  • La messagerie.

Horaires butoirs
  • Collecte des transporteurs.

Segmentation des flux
  • Format / poids / urgence.
  • Produits.
  • Transporteur.

Spécification
(Enregistrement / édition de liasses).
  • Produits.
  • Transporteur.

Négociation tarifaire

Le pic du traitement départ peut être lissé sur une période plus large compte tenu du mode de fabrication du courrier (édition tout au long de la journée).
Les tarifs négociés avec les différents trans-porteurs entrent en compte lorsqu'il s'agit de préparer le courrier tout comme les horaires de collecte. Il est parfois intéressant de segmenter ces expéditions par tranche de poids dans le but de bénéficier des différentes offres concurrentes.

Les Matériels

  • Machines à affranchir :
    Elles sont simple, connectées à une balance, intelligentes (pesage et affranchissement à la volée, possibilité de disposer de sous-comptes pour des re-facturations internes).Il y a possibilité de faire figurer à côté de l'affranchissement une « flamme », logo ou représentation de l'entreprise émettrice sous une normalisation rigoureuse. - C'est l'exploitation de la procédure dite du « port payé ». - Les matériels doivent être homologués, agréés par La Poste et porter un poinçon de contrôle (Groupement mécanisation postale du centre national d'études des télécommunications) dont l'ancienneté ne dépasse pas 3 ans.- Construites par des sociétés privées puis homologuées et agréées par La Poste, les machines à affranchir ne peuvent être vendues. La mise à disposition à l'usager ne peut se faire que par un contrat de location-entretien.- Le mode de paiement. Le constructeur reste propriétaire du matériel. L'abonné doit donc l'assurer contre les risques de vol et d'incendie. Les affranchissements sont facturés directement par La Poste.
  • Machines à ouvrir le courrier :
    Nécessaire au-delà de 50 plis jours (prix de 300 à 15 000 €),
  • Trieuses :
    Nécessaire au-delà de 200 plis jours (machines de 4 à plusieurs dizaines de cases), (prix de 300 à 15 000 €),
  • Plieuse et mise sous plis :
    Nécessaire au-delà de 100 plis jours (prix de 4 500 à 150 000 €),
  • Étiqueteuses :
    Nécessaire au-delà de 100 plis jours (prix de 7 500 à 15 000 €),
    Balances connectables à la machine à affranchir :
    Nécessaire au-delà de 20 plis jours (location annuelle de 150 à 23 000 €)

Courrier international :

  • La nouvelle offre de La Poste (ou des reposteurs) est une solution qui a tendance à se développer et qui dans certains cas est économiquement intéressante.
    Principaux reposteurs : DHL, TNT, Mail FAST, CRIE...
  • Messageries nationales et internationales: essentiellement partagé entre une dizaine d'entreprises françaises et étrangères. Citons les plus importantes : TNT, UPS, Jet Services, Chronopost, DHL, May Courrier, Federal Express, World Courrier, Air France Express, CRIE...

Questions

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