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Les Méthodes

Les différents types de matériels

Le Syndicat National des Entreprises de Systèmes et Solutions d'Impression (SNESI) opère la classification selon le tableau situé en rubrique « Et plus encore... » pour les copieurs noir et blanc.

Pour les copieurs couleurs, la segmentation est un peu différente puisque le traitement couleur ralentit l'impression et que l'on trouve sur le marché des copieurs couleurs allant de 6 à 9 copies par minutes pour un matériel en libre-service et jusqu'à 40 copies (maximum) pour les copieurs utilisés dans les ateliers.

Il reste à citer les duplicateurs, qui sont à la reprographie ce que l'offset était à l'imprimerie et dont on oublie souvent qu'ils peuvent être utilisés en entreprise - petites ou grandes - et conduits par du personnel ayant reçu une formation de 48 heures. Le duplicateur est une sorte de passerelle entre le copieur et l'imprimerie offset traditionnelle. Il combine trois technologies : le scanner, la précision de l'image et la grande vitesse d'impression. Le duplicateur est parfaitement adapté à des volumes de 20 à 5 000 copies. Il est beaucoup plus économique qu'un copieur. Selon les versions, le duplicateur est associé à des modules : d'adressage, de perforation, de collage, d'agrafage, de thermographie, etc.
En outre, une interface permet de lancer directement du poste de travail (PC ou MAC) l'impression d'un document.
Les avancées technologiques aidant, les duplicateurs, hier, mono couleur, c'est-à-dire disposant d'un seul tambour, permettent aujourd'hui, grâce à deux tambours, d'imprimer en deux couleurs en une passe. Enfin, ils peuvent être utilisés pour l'impression de n'importe quel type de documents et adopter de nombreux formats ou types de papiers.

Toutes ces machines peuvent être de type soit analogique soit numérique.
  • Analogique : Le copieur analogique ne peut dialoguer avec aucun système informatique, il se contente de copier.
  • Numérique : Le copieur est un vrai outil informatique, il est un des éléments de la chaîne graphique et permet aux utilisateurs d'envoyer leurs fichiers informatiques directement à l'impression depuis leur poste de travail informatique. Il peut devenir une machine multifonctions avec fax, scanner, imprimante, archivage électronique.

Complémentarité d'abord

Les entreprises gèrent depuis longtemps un parc de copieurs. Elles doivent mesurer la complémentarité des différents services fournis et établir les normes d'utilisation des :
  • Copieurs de secrétariat.
  • Copieurs en libre-service.
  • Copieurs de haut volume en ateliers.

L'augmentation du volume de documents réalisés en reprographie est largement liée :
  • Au développement des matériels (numérique, connectable, fax intégré, scanner intégré, couleur...).
  • À la baisse des prix des équipements.
  • À la qualité de la copie.
  • À la souplesse des matériels utilisés.

Atelier de reprographie interne ou externe

Atelier intégré

Servir les besoins en reprographie et répondre aux besoins d'urgence, sous forme de libre-service, sont les deux préoccupations auxquelles répond l'atelier de reprographie intégré.
  • Formule idéale selon les besoins, à 40 % en centre de reprographie et 60 % en libre-service.
  • Possibilité de faire effectuer l'entretien du parc en libre-service par le reprographe intégré.

Avantages
  • Rapidité de traitement des demandes.
  • Client en direct avec l'atelier, sans intermédiaire, ce qui permet d'adapter la qualité, les délais et le coût du service : meilleur rapport quantité/qualité/coût/délai.
  • Respect strict de la confidentialité de certains documents.
  • Possibilités de moduler les horaires de travail pour s'adapter aux augmentations de volume sans augmenter exagérément les coûts.
  • Coûts plus avantageux que la sous-traitance (pas de TVA, pas de bénéfice...).
  • Rapidité de livraison.
  • Pas de stocks " sauvages " dus aux délais externes.

Inconvénients
  • Difficultés à obtenir des investissements pour maintenir l'outil de production à la pointe de l'évolution technologique, mais la notion de service à la clientèle atténue ces difficultés.
  • Structure fixe en cas de baisse de volume.
  • Pas de sous-traitance pour des clients extérieurs à l'entreprise.

Atelier sous-traité et/ou externalisé

La prestation d'un reprographe ou d'un « facility manager » en copie peut être complémentaire ou remplacer une reprographie intégrée.

Avantages
  • Matériel de plus en plus spécialisé.
  • Avancée technologique.
  • Charges variables, en fonction des besoins.
  • Facilité de surveillance/refacturations/imputations.
  • Disparition des besoins en équipements spécifiques.
  • Absorption des crêtes.
  • Disponibilités.

Inconvénients
  • Éloignement géographique.
  • Quid de l'existant (personnel/ matériel) ?
  • Disparition du confort et de la sécurité de l'intégration.
  • Délai à prévoir pour les travaux urgents.

En implant (sous-traitance en interne)

Avantages
  • Prise en charge de l'exploitation
  • Prise en charge de l'entretien et de la maintenance
  • Prise en charge de la surveillance
  • Facilités de changement de matériel
  • Maintien du service de proximité.

Inconvénients
  • Quid de l'existant (personnel/ matériel) ?
  • Horaires d'ouverture et notions d'urgence,
  • Disparition des contrôles d'objectif de réduction des travaux.

En externe (sous-traitance externe)

 Avantages
  • Contrat négocié à l'année et éventuellement modulable selon les quantités
  • Obligation de résultats du prestataire de service
  • Facilité de surveillance
  • Disparition des besoins en équipements spécifiques, maîtrise d'œuvre maintenue aux services généraux (contrôles des besoins, qualité...).

Inconvénients
  • Disparition du service de proximité
  • Quid de l'existant (personnel / matériel) ?

Etudier avant de choisir

Le choix du matériel ne peut se faire qu'après une étude sur l'existant et le besoin réel :
  • Nombre de copies/mois par appareil (mesure du volume)
  • Nombre de personnes dans l'entreprise
  • Mesure du type de production par service. À ce stade, il peut être pertinent de lancer une enquête sur les documents : format, nombre, besoins en reliure...
  • Étude d'implantation : où se situent les services ayant le plus besoin de reprographie et sur combien de niveaux ?
  • Vitesse de reproduction, niveau des options.

De cette étude vont se dégager un certain nombre de faits qu'il conviendra de croiser avec :
  • L'étude d'implantation des copieurs en libre-service.
  • L'étude de pertinence d'un centre de reprographie intégré
  • La faisabilité financière et technique du projet.
  • L'étude des besoins en matériels annexes (copieur couleur, tirage de plans, matériel de brochage et de reliure...).

Avant même de rencontrer les fournisseurs, il convient d'avoir un panorama précis de la situation et des besoins.

Structurer l'appel d'offre

Traduit en termes d'existant et de besoins, l'appel d'offres reprendra tous les points du « choix de matériel » ci-dessus.

Il intégrera en outre les notions suivantes :
  • Historique du parc existant (année, volume moyen de copies depuis l'origine...).
  • Désir ou non de reprise de ce matériel par l'entreprise qui sera retenue.
  • Choix d'une formule de financement (achat/location/crédit-bail).
  • Volume de reproduction.

L'appel d'offres définira les points suivants :
  • Structure du parc envisagé, y compris fonctionnalité du matériel.
  • Montant de la maintenance.
  • Engagement d'un service SAV minimum (quel délai de réponse ?)
  • Montant des consommables (le cas échéant ou intégration dans le service rendu)
  • Conditions d'installation.
  • Transfert de machines.
  • Notion de volume minimum pour un parc donné ou notion de volume minimum par matériel.
  • Formation des utilisateurs.
  • Statistiques mensuelles de consommation.
  • Conditions d'envoi des relevés compteurs.
  • Conditions de facturation et de règlement.
  • Cas de pannes graves et conditions de remplacement.
  • Cas des déménagements et mouvements de matériel.
  • Responsabilité de l'entreprise retenue.
  • Responsabilité du client.
  • Choix d'un constructeur ou d'un revendeur ? (porter une grande attention au service après-vente).

Analyser les besoins

L'étape qui consiste à recueillir les besoins auprès des utilisateurs doit souvent passer par l'intermédiaire de la hiérarchie. Celle-ci peut avoir des exigences d'organisation.
De plus, elle sera mieux à même de comprendre les économies éventuelles réalisables grâce à la mise en place de certains matériels.

Il est recommandé à ce stade de préparer méthodiquement les entretiens en ayant au préalable examiné l'ensemble des points suivants :

Copieurs de proximité :
  • Connaître les configurations actuelles, options et volumes rapportés aux capacités des matériels, coûts de copies et types de contrat (matériel acheté, loué, recyclé, neuf, etc.)
  • Communiquer les coûts de copies par rapport aux objectifs (coût moyen à atteindre et conséquences).
  • Obtenir du service après-vente le cahier des interventions sur le matériel et les raisons des dépannages (attention, la perception des pannes par l'utilisateur est toujours démesurée). Mettre en lumière les arrêts machine dus aux mauvaises conditions d'utilisation (actions de formation à développer) ainsi que les crêtes d'utilisation, surtout si des volumes importants sont habituellement réalisés sur une période courte.

Copieurs en libre-service :
  • Il importe de connaître les implantations actuelles et les éventuelles possibilités d'installations de matériels en libre-service.
  • Montrer aux utilisateurs les capacités supérieures de matériels dimensionnés aux besoins de plusieurs utilisateurs ou services (options possibles et codes ou cartes d'utilisateurs).

Atelier de reprographie :
  • Détenir les statistiques d'utilisation de l'atelier (copies N/B, copies couleurs, transparents, etc.).
  • Récupérer les factures des photocopies réalisées à l'extérieur. Se faire expliquer les raisons de cette sous-traitance.
  • Expliquer les avantages d'un atelier de reprographie et les différents travaux qui peuvent y être réalisés (établir un tableau comparatif). Le client découvre souvent qu'il peut disposer de prestations aussi larges en interne

Publication assistée par ordinateur (PAO) :
  • Recenser les logiciels de PAO utilisés par les services de l'entreprise
  • Connaître le niveau de technicité des personnes chargées d'utiliser ces logiciels, étant entendu que si toute personne peut, après formation, utiliser un logiciel de mise en page, il n'en demeure pas moins qu'elle ne sera pas encore une technicienne des arts graphiques.
  • Agréger les compétences techniques du personnel en charge du matériel numérique et assurer le client de la complémentarité des compétences : le client réalise un document (maquette) et les services généraux assurent la mise en page et l'exécution sur le matériel dont ils disposent.

Le juste à temps


Un certain nombre d'imprimés administratifs peuvent aujourd'hui être réalisés et fournis à la demande, même si cela oblige à les adapter quelque peu. Une imprimante numérique en atelier, conduite par un opérateur spécialisé en PAO, est à même de réaliser des économies d'échelles importantes pour l'entreprise.
Il importe donc de :
  • Recenser avec le client les imprimés administratifs N/B, de préférence A4, pouvant être exécutés à la demande sur le matériel numérique.
  • Faire valoir l'intérêt de cette démarche pour l'entreprise (pas de stockage, pas de distribution, une seule version du document).

Les procédures de l'entreprise et la communication de l'activité de la reprographie


Dès lors qu'un prestataire « travaille pour un client », il y a référence à des normes, même si celles-ci ne sont pas obligatoirement écrites.Le bon de photocopie, remis à l'opérateur de l'atelier, consignant de manière détaillée le travail demandé est en lui-même une procédure.

Aujourd'hui, la production devenant beaucoup plus numérique, il est usuel de trouver des bons de travail électroniques qui permettent aux utilisateurs de connaître le coût de leurs travaux dès lors qu'ils s'adressent à l'atelier.

Dans tous les cas de figure, il est recommandé de publier, quelle qu'en soit la forme, la liste des activités qui constituent « l'offre commerciale » de l'atelier et le coût de ses activités, même si dans l'entreprise, il n'y a pas « facturation » ou « imputation ».

Cette communication est saine : elle vise d'une part à valoriser la prestation et d'autre part à éveiller la conscience des utilisateurs sur le coût de leur demande en regard de l'intérêt de la copie.

Consulter le Département Informatique

Un copieur numérique connecté au réseau de l'entreprise est un outil informatique.

Il est donc important que le département informatique soit consulté, en amont, avant l'appel d'offre pour le descriptif technique et avant la mise en place puisque les adresses des copieurs peuvent changer et, surtout parce que les drivers qui permettent aux ordinateurs de fonctionner en duo avec le copieur numérique doivent être installés.

Pour information, il faut 10 à 15 minutes pour installer un driver (par poste).

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