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Le management d'un déménagement d'entreprise

In "Les Echos" du 13 mars 2006
Un déménagement ne se limite pas à un mouvement géographique. C'est aussi l'occasion de réorganiser les méthodes et pratiques de travail. Sculptures, tableaux et photographies ornent les lieux. Le sol est en béton, les murs recouverts de peinture biologique et l'éclairage atypique. Depuis le début de l'année, l'agence de publicité Okó a pris ses quartiers dans une ancienne usine de Clichy (Hauts-de-Seine). Le but est atteint : une carte de visite grandeur nature. « On en ressent déjà les bienfaits. Notre organisation est plus fluide, plus inspirée, plus motivante », assure Hervé Frances, le dirigeant fondateur de l'agence indépendante.Comme Okó, les Caisses d'Epargne et la Croix-Rouge Française viennent de déménager. Et d'autres mouvements sont attendus cette année : les 1.500 salariés de la tour EDF, à Issy-les-Moulineaux, s'installeront à Nanterre d'ici à l'automne. TV5 Monde s'apprête à rejoindre l'avenue de Wagram, à Paris. Et « Les Echos », la rue du Quatre-Septembre (Paris 2ème). Des entités d'EDF et de France Télécom, Rexel (groupe PPR) ou encore LCM (groupe Carrefour) vont bouger aussi.

« Le premier réflexe lors d'un déménagement ? Personne n'est content. La nature humaine est conservatrice par principe »,
constate Jean-Christophe Lépissier, Directeur Associé de Pentagonal dont le cabinet est spécialisé en move management. L'opposition à un déménagement n'est reconnue que si le mouvement suscite une rupture effective du contrat de travail. Certains salariés ne suivront pas. « Et pour en décider d'autres, on octroie des aides particulières pour pallier les problèmes de trajet travail-domicile », souligne Olivier Brault, directeur général de la Croix-Rouge Française. Début février, cette vénérable institution de la place Henri-Dunant (Paris 8e) a, en effet, investi des bâtiments de l'ancien hôpital Broussais, au sud de Paris, à proximité de la place de Vanves.

Au même titre qu'un rapprochement ou une fusion avec une autre société, un déménagement peut s'avérer traumatisant si on a négligé sa préparation. Déménager revient à casser un cycle d'habitudes, et mieux vaut, avant de choisir une nouvelle localisation, garder bien en tête les raisons qui poussent à bouger. « Nous avons changé de quartier pour une triple raison : regrouper nos activités sur un même site, travailler tous ensemble et assainir notre situation financière, précise Olivier Brault. Le fruit de la vente de nos deux immeubles des Champs-Elysées, qui regroupaient nos services centraux, nous a permis d'acheter et de réhabiliter nos nouveaux locaux. Il a aussi contribué à notre désendettement. » Surtout coincée entre Morabito, Armani, Hermès, Louis Vuitton et Versace, la Croix-Rouge Française estimait faire figure d'intrus. « Venir à Broussais, c'est instaurer une continuité de sens », souligne le directeur général de l'institut.

Communication d'ensemble

Regroupement d'activités, rationalisation, désendettement... Il arrive aussi qu'une entreprise sur le départ couple déménagement et opération stratégique. Déménager devient alors un outil marketing à destination des clients et une arme de défense face à la concurrence. « Nous avons acheté plus qu'il nous fallait en termes de surface utile !

C'est une façon de nous donner les moyens de grandir et de décourager les prédateurs »,
explique Hervé Frances. Quelles que soient les raisons qui poussent au déménagement, la réussite de l'opération va dépendre du climat d'entente entre une direction et son personnel. Et de la qualité de leur dialogue, bien au-delà de l'information légale à délivrer au comité d'entreprise et au CHSCT. « Tous les salariés se sont approprié le projet », affirme Olivier Brault, même si, en interne, à la Croix-Rouge, les contestations n'ont pas manqué.

Dans une telle affaire, c'est la communication d'ensemble au personnel qui compte : informations utiles sur l'Intranet, boîtes aux interrogations, réunions, visites des locaux, simulations en 3 D, choix du mobilier, journal du transfert. La date du déménagement rythme le calendrier des opérations. « Impliquer le personnel, oui. Mais ni trop tard ni trop tôt », prévient Francis Rousseau.

Tout doit contribuer à transformer le déménagement en un projet commun de management. Un des premiers objectifs est l'amélioration de l'environnement de travail et la réalisation d'économies d'échelle. Les choix des entreprises se portent principalement sur des immeubles neufs, susceptibles d'optimiser les possibilités en matière d'air conditionné, de technologie informatique et de téléphonie sous IP. « Nous comptabilisions 250 imprimantes, 90 modèles et 14 fournisseurs. Nous avons aujourd'hui réduit notre parc à un seul fournisseur », détaille Olivier Brault.

Les espaces ouverts privilégiés

Un autre objectif est de mieux travailler ensemble. Et, dans ce but, nombreuses sont les entreprises à privilégier les espaces ouverts. « Cela favorise la transversalité », assure Hervé Frances. Et le travail collectif s'en ressentirait : chez Okó, les créatifs, désormais plus près de la production, s'occupent directement des clients. « Les nouvelles méthodes de travail ont précédé le déménagement. Mais, c'est ce dernier qui a provoqué le changement.

Nous n'avons, par exemple, plus d'archives à proximité du bureau. A leur place, nous avons créé des salons de rencontres qui suscitent plus de réactivité »,
poursuit Hervé Frances. Une nouvelle configuration de lieux changerait la façon de communiquer, fluidifierait les niveaux de coopération et faciliterait aussi une observation globale des allées et venues. « Les immeubles de type Haussmann prédisposent à un cloisonnement de l'organisation et à l'instauration de territoires », déplore Olivier Brault.

Une reconfiguration d'organisation en espaces ouverts donne l'occasion de redistribuer les cartes. Jusqu'à, parfois, donner les moyens à un nouveau groupe de prendre à son tour le pouvoir. Comme c'est, par exemple, le cas des créatifs chez Okó. Priorité au coeur de métier.

Les opportunités

  • Faire des économies sur les coûts immobiliers,
  • Remettre à plat l'organisation des équipes,
  • Rassembler des bureaux disparates,
  • Tirer profit de locaux adaptés à l'utilisation de nouvelles technologies (réseaux sans fil...),
  • Faire des gains de productivité,
  • Améliorer l'environnement de travail des salariés,
  • Rendre le contact avec les équipes plus accessibles grâce à des espaces ouverts,
  • Créer une marque géographique.

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