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Les "Purchasing Cards"

Ce sont des cartes d'achat destinées aux achats répétitifs et de faible montant.

Exempl
e : les fournitures de bureau

Le volume total d'achats est important pour une entreprise à la fin de l'année, mais chaque commande de chaque service de l'entreprise est à la fois répétitive, d'un faible volume et d'un faible montant. Pourtant, chaque transaction donne lieu à un bon de commande, à un processus de validation de la commande, à une facture, à une vérification comptable, à une saisie et à un schéma de règlement. Tout cela prend du temps, représente des tâches peu valorisantes et coûte fort cher aux entreprises clientes. Côté fournisseur, ces achats engendrent également un mécanisme d'enregistrement, de gestion et de suivi comptable, sans parler des inévitables retards de paiement, avoir, retour de marchandises, etc.

Certaine
s banques proposent aujourd'hui des purchasing cards ou cartes d'achats professionnels, qui offrent principalement deux services. Premièrement, ces cartes fonctionnent comme des cartes d'achats par société ou par service voire par personne, et peuvent être dotées d'une enveloppe budgétaire permettant une saine gestion du budget annuel. Deuxièmement, ces cartes peuvent être couplées à un logiciel de commande (le plus souvent en ligne), qui permet à un administrateur global par société de conserver la connaissance des achats et d'en tirer des enseignements permanents.

Elle engendre une dématérialisation des bons de commandes et des factures, d'où un gain de temps et de ressources humaines important. Ce qui est un des grands intérêts de la formule. Le fait de régler le fournisseur dès l'achat effectué, et non plus à 30, 60 ou 90 jours, est plutôt discutable.

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