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Repères

  • Quelle est aujourd'hui l'entreprise qui ne stocke pas et ne distribue pas des documents administratifs et commerciaux, voire publicitaires ?
  • Dans les années 50, cette activité était fortement dépendante de l'économat. Aujourd'hui, la tendance, dans beaucoup d'entreprises, consiste à externaliser la gestion et le stockage des fournitures de bureau et à maintenir en gestion interne, le stockage et la distribution des documents issus de l'entreprise et nécessaires à son développement.
  • Ce marché encore difficile à cerner, concerne toutes les entreprises, du secteur privé comme du secteur public. Il semble couvrir quelques dizaines de documents pour les petites entreprises et probablement plusieurs milliers chez les plus grandes.
  • Sont compris pêle-mêle les :
  • Fiches de congés des collaborateurs
  • Bilans sociaux
  • Lettres à en-tête de la société
  • Enveloppes de tous formats
  • Rapport annuel
  • Fiches comptables
  • Cartes de vœux..

Les rétrocessions ou remises sur chiffre d'affaires ou remise de fin d'année
 

Il est assez fréquent de pouvoir obtenir lorsque le chiffre d'affaires est constitué de produits récurrents et si les actes d'achat sont harmonieux et permanents, des remises sur volume de chiffre d'affaires allant de 1 à 4 %. Mais cette remise pour être valable doit être discutée après la négociation sur les prix d'achat. Il faut savoir que la remise de fin d'année est calculée par tranches d'évolution du chiffre d'affaires et s'inscrit donc difficilement dans une recherche d'économies d'achats de fournitures de bureau.Enfin, il est possible que le fournisseur en échange de sa remise réclame un accord d'exclusivité pour tous les achats de types fournitures de bureau.
  • Beaucoup d'entreprises ont abandonné la gestion du stock permanent pour adopter un système de commande et de livraison service par service assuré par un prestataire.
  • Dans certains cas, les commandes peuvent se faire directement par Internet.
  • Le fournituriste peut éditer un catalogue personnalisé pour la société ne comportant que les seuls produits retenus par cette dernière.
  • Il peut y avoir un intérêt économique à disposer aux services généraux, d'une structure pour gérer la papeterie en général qui comprendra, outre les fournitures de bureau, les papiers photocopie, imprimés spécifiques, papiers à en-tête, etc. En effet, selon le volume de papier commandé, les prix peuvent se situer dans un rapport de 1 à 4.

Comment économiser sur les fournitures de bureau ?
 

  • Acheter des cartouches d'encre recyclées (-30 à 40 %),
  • Acheter, après les avoir testés et validés, des produits à la marque du fournituriste (-15 à 35 %),
  • Acheter certains produits en grande quantité (les enveloppes par exemple : -20 % pour 500 000 par an) en prévoyant un calendrier de livraison pour éviter un stockage intempestif,
  • Avoir recours à Internet,
  • Créer des enveloppes financières (budget) par service dans l'entreprise,
  • Réduire le choix en créant des mini catalogues plus sobres et moins tentants pour les clients internes. Possible également sur Internet et en EDI,
  • Examiner au moins une fois par an les statistiques d'achat pour savoir où se situe le cœur des achats.

Combien coûtent les fournitures ?

Les estimations font état d'un coût moyen d'achat de 230 € par personne et par an dans l'entreprise.

Comment se répartissent les achats

Les grands fournituristes semblent s'entendre sur le fait que la répartition de leur chiffre d'affaires est de l'ordre de 50 à 55 % pour les fournitures de bureau, le reste allant aux consommables informatiques (25 %), au papier (15 %) et au mobilier (8 à 10 %).

Questions

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