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Déménagement d'entreprise, mode d'emploi

in "Les Echos" n° 19108 du 04 Mars 2004 • page 28
Supplément Immobilier
Loin d'être un simple transfert de mètres carrés, le déménagement d'une société donne presque toujours lieu à une réorganisation en profondeur. Depuis une dizaine d'années, les regroupements de sites se sont accélérés : là où les chefs d'entreprise construisaient leur siège, ils se contentent aujourd'hui d'un bail de neuf ans. La concentration des grands secteurs de l'économie a alimenté le marché de la location de nouveaux immeubles autour duquel gravitent des sociétés de conseil de plus en plus nombreuses.
En une dizaine d'années, les sociétés de conseil sont passées de l'assistance juridique et technique à l'accompagnement social, une donnée désormais essentielle pour réussir un déménagement d'entreprise. Le déménagement d'une entreprise est souvent vécu par ses salariés comme une menace, un écran de fumée devant un plan social. La moindre rumeur se transforme en inquiétude. « C'est la raison pour laquelle nous sommes soumis à des clauses de confidentialité très strictes, surtout pour des sociétés qui font le choix de s'éloigner des centres-villes et de s'installer dans des immeubles plus modernes et moins chers situés en périphérie », raconte Chantal Veia, directeur général de Sogelym Steiner Ile-de-France, qui vient de livrer plusieurs programmes à Saint-Denis. « Pour cette localisation en particulier, nous avons eu du mal à convaincre les chefs d'entreprise décidés à bouger ; imaginez si nous avions eu les salariés en face de nous. »

Sélectionner un site, avant même que le projet de transfert ne soit connu du personnel, n'est pas chose facile. La loi interdit , sous peine de délit d'entrave relevant du droit pénal, de signer un bail ou de lancer la moindre commande de mobilier sans avoir préalablement consulté les représentants des salariés et le comité d'hygiène et de sécurité des conditions de travail (CHSCT). En pratique, ces instances ne disposent que d'un très faible pouvoir puisque leurs recommandations ne recouvrent aucun caractère obligatoire.

« Pour empêcher un transfert, il faudrait prouver qu'il constitue une rupture de contrat de travail »
, explique Philippe Forestier, délégué CFDT chez Generali, qui vient de regrouper ses troupes éparpillées sur plus de 26 sites parisiens dans deux et bientôt trois immeubles à Saint-Denis. « Si l'entreprise reste implantée en Ile-de-France, c'est-à-dire dans le même bassin d'emploi, la jurisprudence a montré que cet argument ne tenait pas. » La seule solution est de faire traîner les choses... Pendant le temps de la consultation, le propriétaire de l'immeuble présélectionné est en effet contraint d'en geler la commercialisation, quitte à refuser des demandes. Certains n'apprécient pas d'attendre un mois ou plus. « L'immeuble est souvent déjà choisi dans la tête des décideurs, mais tant que le bail n'est pas signé, c'est le futur locataire qui mène le jeu, même en matière de négociation financière. Nous ne savons jamais jusqu'où aller sans mettre en péril la transaction tant que la décision n'est pas prise », dit la responsable de Sogelym Steiner. « En cas de construction, il vaut mieux louer le plus tôt possible afin de coordonner la fin du chantier avec les travaux d'aménagement », ajoute Clive Llewelyn, président de HRO. « L'usage consiste à signer un bail sous condition suspensive d'information des représentants du personnel, cela se fait très couramment et rassure tout le monde, même si ce n'est pas exactement légal », explique un avocat spécialiste des baux commerciaux. Une course contre la montre

« Tout dépend finalement des rapports entre la direction et le personnel », conclut Denis Monchauffée, responsable immobilier chez Essilor. « Lorsque nous avons déménagé de Créteil à Vincennes, les salariés étaient ravis. Nous avons respecté la procédure, mais de façon informelle, car nous savions très bien qu'il n'y aurait aucune opposition. » Dès qu'il prend la décision de déménager, un dirigeant d'entreprise entame une course contre la montre : « Il quitte des locaux dont il va devoir résilier le bail à une date qu'il devra impérativement respecter », explique Martine Mariez, dont la société Chrysopée a organisé le transfert de plusieurs firmes et travaille aujourd'hui au déménagement de la direction des chantiers navals à Toulon. « Il doit calculer son projet pour que, à aucun moment, il ne se retrouve déjà dehors et pas encore dedans. Dans le cas contraire, il se verrait privé de locaux ou condamné à payer une somme forfaitaire fixée par le propriétaire et toujours plus élevée que l'ancien loyer. »

La date est donc primordiale dans le compte à rebours des opérations. Six mois, un voire quatre ans s'il faut construire ou restructurer un immeuble, chaque transfert est un prototype, si l'on en croit les professionnels qui aident à la réussite de ces projets. Souvent formés chez des fabricants de mobilier de bureaux, des architectes d'intérieur ou des « space-planners » se sont inventé un métier qui va de la définition des besoins d'une entreprise au transport de ses cartons d'archives. Leurs prestations sont diversement appréciées des directeurs immobiliers ou de ressources humaines. « Avant de choisir un immeuble, il faut d'abord savoir pourquoi on veut déménager et comment on souhaite s'installer à l'arrivée », relève Philippe Meurice, président de DEGW France, conseil entre autres d'Air France, nouvellement implanté à Montreuil, et de la Caisse des Dépôts et Consignations, dans le quartier Paris-Rive gauche. Pour lui, le réaménagement des espaces de travail dans un lieu nouveau correspond presque toujours à une réorganisation des équipes.

Au-delà du conseil technique, essentiel, sur la qualité de l'immeuble et la manière d'y faire tenir X personnes dans X mètres carrés, ce spécialiste répond avec un vocabulaire d'architecte et d'organisateur à des questions de management. « Nous nous entretenons individuellement avec la dizaine de responsables qui ont leur mot à dire, et nous nous efforçons d'en tirer un projet commun. Dans certaines entreprises, la direction ignore ce qui se passe à l'intérieur des services, c'est l'occasion pour elle de quelques mises au point. Il arrive que nous servions de messagers,  ou de fusibles, entre les dirigeants et le personnel », confie-t-il. Le déménagement sert aussi d'outil de marketing à destination de la concurrence ou du secteur. En pleine restructuration, la chaîne Canal+ quitte son siège historique construit par l'architecte Richard Meier pour un immeuble plus discret. En décembre, le journal « Le Monde » abandonnera l'immeuble de la rue Claude-Bernard pour un véritable manifeste restructuré par Christian de Portzamparc situé boulevard Blanqui... « Le message vaut aussi pour le personnel, une entreprise qui veut conserver ses cadres brillants n'a pas intérêt à aller s'installer dans la pampa », poursuit Gilles Bethauser, président d'Amadeus, un conseil filiale de Vendôme Rome. « Même si on est loin du cocooning pratiqué par certaines firmes scandinaves, la localisation, les murs et l'ambiance sont des critères de tri pour le candidat à l'embauche. »

La plupart des transferts se font aujourd'hui en direction d'immeubles neufs et modernes, à la lumière abondante, au mobilier confortable, avec des systèmes informatiques performants... Mais ces conditions de travail, ouvent meilleures que dans les anciens bureaux, ont du mal à faire oublier le métro éloigné et en bout de ligne ainsi que les déserts commerciaux qui entourent les quartiers tertiaires, tout juste sortis de terre. A Charenton-le-Pont, le personnel du Crédit Foncier regrette déjà l'ambiance et la desserte du 9e arrondissement. Certains employés ont demandé à être reclassés dans d'autres banques du groupe pour échapper à quatre heures quotidiennes de transport.

Des démarches coûteuses

« Notre travail consiste aussi à vendre le déménagement comme un tout, poursuit le responsable d'Amadeus. A la fin, la somme des plus et des moins doit être positive, la communication est le meilleur moyen de réussir cette alchimie. » Intranet, journal du transfert, bureaux témoins, webcam sur le chantier, visites et ateliers font désormais partie de la boîte à outils classique. Chacun y ajoute sa pâte, comme BMS, une société pharmaceutique transférée à Rueil-Malmaison après sa fusion avec Upsa. « L'entreprise avait fait réaliser un film sur le modèle de "Taxi" pour révéler le nouveau trajet. Le jour de l'inauguration, toutes les critiques des salariés étaient rassemblées dans une pièce de théâtre assez drôle et le personnel a peint une grande fresque dont chacun a conservé un morceau », se souvient Etienne Billier, responsable des opérations chez DBA Associates, une société de conseil présente dans 8 pays. « Cela revient toujours moins cher qu'une grève, constate un bon connaisseur du secteur. En fait, les grands choix sont faits par la direction et il est impossible de tenir compte des avis individuels. Les conseils justifient leurs honoraires en brassant beaucoup d'air, en recommençant dix fois les plans et des missions "montagnes" accouchent souvent de petites souris, comme par exemple l'installation de 200 personnes sur un plateau. » « En revanche, bouger 12.000 salariés sans ajout de surface, en externalisant les archives, en connectant plusieurs tours, le tout dans le contexte peu consensuel de la fusion TotalFinaElf, exigeait un programme assez complexe au départ », conteste Gilles Bethauser.

Ces démarches sont coûteuses, surtout en termes de réunions, de brainstorming, de visites, et ce type d'opération est très difficile à chiffrer a priori, sans parler des compensations accordées aux salariés une fois le transfert effectué (lire ci-après). Le département ad hoc de Jones Lang LaSalle estime une mission complète à un mois de loyer pour une opération de transfert dans Paris intra-muros, et deux mois et demi, pour une mission complète comprenant la recherche de site. En réalité, le seul coût fixe est calculé au poste de travail et facturé entre 30 et 60 euros. La concurrence l'a tant fait baisser en quelques années que la communication, les études de trajet, l'accompagnement du salarié, le marketing, le suivi des travaux sont devenus les principales sources de revenus des conseils.

« Sur un immeuble de construction, nous avons fait gagner plusieurs millions d'euros à l'un de nos clients sur les aménagements. A côté, notre prestation ne représente pas une grosse dépense »,
explique Laurent Labaeye, directeur général de DBA Associates. Encore faut-il que ces conseils aillent au bout de leurs missions. Plusieurs directeurs immobiliers ont dû finir à leur place : les camions retardés, les archives perdues ou le déménagement prévu en un week-end qui traîne pendant une semaine laissent un mauvais souvenir de ces sociétés qui se disent multicarte.

Catherine Sabbah

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