DÉMÉNAGEMENT DE VOTRE ENTREPRISE

L'expertise de pentagonal

Pentagonal intervient de la formalisation de votre besoin jusqu’à la réception de la prestation en passant par le design de vos futurs espaces de travail et l’accompagnement RH de vos salariés.

Pentagonal vous aide à choisir les prestataires (travaux, mobilier, déménagement) qui répondront le mieux à vos besoins et contraintes.

Notre méthodologie

Notre professionnalisme a été reconnu par l’Agence Française du Déménagement d’Entreprise – AFDE – dont nous sommes le seul cabinet de conseil à faire partie. L’AFDE, regroupe des sociétés de transfert d’entreprise qui s’inscrivent dans une logique de progrès et d’amélioration technique continus.

 

Une coordination étroite avec les démarches de conception et de traitement de l’espace avec l'intégration très en amont de l’impact de l’aménagement,la synchronisation des plans d’implantation détaillés des salariés,du mobilier et des matériels. Pentagonal planifie les démarches opérationnelles, les communique aux équipes de déménagement et réalise les plans de déménagement directement issus des plans d’aménagement.

Déménager votre entreprise

Le transfert physique ne représente que 5 à 10% de la durée totale d'un projet de déménagement mais il en est la partie la plus visible, celle dont les salariés se souviennent car intervenant en fin de parcours.

Quelle que soit la qualité globale de la réalisation d’un projet, de la signature d’un bail jusqu’à la livraison de locaux opérationnels, si le déménagement des salariés se déroule mal, cela invalidera une grande partie de la qualité de ce qui a été réalisé en amont car c’est la seule chose que les utilisateurs garderont en mémoire.

 

Dans chacun de ces domaines et pour chacune des phases qu’impliquent un déménagement, Pentagonal a une solution destinée à sécuriser l’exploitation de votre entreprise afin qu’elle ne connaisse aucune interruption de son activité.

Pilotage Du Déménagement De Votre Entreprise

Piloter le déménagement de votre entreprise

Ce pilotage consiste, toujours en liaison étroite avec vous - à vous libérer de toute implication « terrain » afin que vous et vos collaborateurs continuiez à vous consacrer à vos activités quotidiennes.

Nous sommes le point de contact et le coordinateur des actions des différents acteurs internes : services généraux, immobilier, informatique, RH, référents déménagement, sécurité de l’entreprise et de l’immeuble, et externes : la société de déménagement et les fournisseursde mobilier en cas de renouvellement de celui-ci.

Nous vous informons en permanence du déroulement de l’opérationet de tout point nécessitant une décision de votre part, car nous sommes sur le terrain en permanence. 

Avant le déménagement

Avant le déménagement nous informons les salariés des modalités détaillées selon lesquelles va se dérouler le déménagement, nous validons avec vous et la société de déménagement que nous vous aurons aidé à identifier et à sélectionner, le mode opératoire détaillé. Nous réalisons l’état des lieux des sites de départ et d'arrivée qui en cas de dégradation permettra d’établir les responsabilités.

Prise en compte de vos besoins

Avant de lancer la phase opérationnelle du déménagement, il faut définir et clarifier le besoin et les contraintes.

Au travers d'entretiens, de visites des locaux actuels et futurs nous donnons corps concrètement à votre besoin, avec le recensement des contraintes logistiques (accès, horaires, organisation interne), l'inventaire du mobilier et enfin la rédaction du cahier des charges remis aux sociétés de déménagement que nous avons présélectionnées.

Rédaction du cahier des charges

Descriptif détaillé de l'opération, répartition des tâches entre vous et la société de déménagement, prestations et obligations attendues de la société de déménagement, planning indicatif, pour ne pas parler des aspects d'assurance, de droit social... Un bon cahier des charges est une garantie pour vous car il cadrera l'intervention de la société de déménagement.

Choix de la société de déménagement

Notre connaissance du marché du déménagement d’entreprise et de ses principaux acteurs ainsi que notre expérience sur des projets différents et variés nous permettront d’adresser votre cahier des charges à des opérateurs de qualité qui sauront répondre aux spécificités de vos besoins. Un déménagement demande une grande technicité et un réel savoir-faire. 

Identifier une société de déménagement

Gestion des appels d'offres

Il s’agit d’une démarche complète et qui demande un temps important car impliquant ;

  • la diffusion d'un cahier des charges auprès des trois ou quatre soumissionnaires qui auront été identifiés;
  • de commenter aux déménageurs le cahier des charges,
  • d'organiser les visites des sites,
  • de réceptionner et dépouiller les offres,
  • d'établir un tableau comparatif des offres et
  • de négocier et passer commande.

Pendant le déménagement

Nous sommes présents sur place afin de nous assurer que l’entreprise de déménagement délivre sa prestation conformément au cahier des charges,nous gérons tout impondérable opérationnel et vous informons de tout impondérable qui pourrait avoir un impact sur le bon déroulement des opérations afin qu’ensemble nous prenions la meilleure décision.

En tout état de cause, la présence du Chef de Projet déménagement de votre entreprise est souhaitable et la qualité du chef d’équipe de la société de déménagement conditionnera la qualité de la prestation, raison pour laquelle nous sommes en relation particulièrement étroite avec lui tout au long de l’opération.

Planification des opérations

En coopération avec votre Chef de Projet et le coordinateur de la société de déménagement, nous planifions de la manière la plus détaillée possible les opérations.

Cette planification intégrera les dates clés et les actions devant être réalisées par l’ensemble des intervenants internes et externes au projet, précisera de manière très claire qui fait quoi et quand.

Une planification et une logistique irréprochables sont primordialesainsi que la définition et la validation du planning avec l’ensemble des parties prenantes. Une logistique irréprochable (moyens matériels à mettre en œuvre), une implantation, une installation et un redémarrageparfaits sont les étapes cruciales que nous superviserons.

Plans d'affectation détaillés

Sur la base des plans que vous nous communiquerez ou que nous établirons à votre demande, nous affecterons sur ceux-ci, les noms des salariés à leurs emplacements d’arrivée ainsi que l’affectation des contenus d’armoire.

Ces plans seront indispensables afin d'organiser de la manière la plus efficace l'intervention de la société de déménagement, en particulier pour ce qui est de la phase d’étiquetage de l’ensemble des éléments déplacée et de leurs emplacements d’arrivée.

Enfin ces plans, affichés sur le(s) site(s), seront indispensables le jour de l’emménagement ainsi que les jours suivants afin que les salariés puissent se repérer facilement dans leur nouvel environnement de travail.


En amont de cette phase nous sommes à même, si vous le souhaitez, de concevoir vos futurs espaces de travail (space planning et zoning) et en conséquence d’établir l’ensemble des plans correspondants.

Informations des utilisateurs

Au travers de réunions d’information, nous rencontrons les utilisateurs afin de leur expliquer le déroulement des choses, ce qui est attendu d’eux et le rôle de chacun des intervenants.

Ces réunions sont indispensables pour détailler le mode opératoire mis en œuvre mais également afin d’éteindre les craintes et appréhensions que fait souvent naître un changement d’environnement.

Nous sommes également en mesure de vous offrir une prestation complète de gestion du changement et d’accompagnement RH

Après le déménagement

A la réception de l’opération : nous vérifions les implantationsdes meubles, nous contrôlons la bonne arrivée des affaires et document des salariés, nous effectuons l’état des lieux, nous supervisons les actions après-vente réalisées par la société de déménagement, nous établissons la liste des éventuelles corrections et ajustements à réaliser et nous nous assurons de l’évacuation des consommables (cartons).

Déménagement Informatique Et Télécoms

L’organisation de votre déménagement informatique est une opération complexe et risquée.
Une mauvaise organisation peut mettre en péril votre entreprise. En effet, plus de la moitié des reports de date de déménagement d’entreprise a pour origine un dysfonctionnement ou un non-fonctionnement des réseaux et des télécommunications.

Management du risque et expertise large

Déménagement informatique

Un déménagement informatique effectué par Pentagonal repose sur la qualité de l'audit, de l'évaluation des risques et sur notre capacité à faire face à toute situation. Notre intervention s'appuie notamment sur la qualité de nos prestataires, experts du monde de l'informatique, managés par nos spécialistes du transfert d'entreprise.

L’expertise que nous mettons à votre service couvre l'ensemble des aspects - tant matériels que logiciels - d’un système d’information : câblage, protocoles, services client, postes de travail, serveurs, proxy, firewall ainsi que le système d'exploitation, applications bureautiques, plateformes et logiciels de messagerie, antivirus....

Une continuité indispensable

Après un audit détaillé et une projection de l’après déménagement, notre méthode repose sur : l'inventaire des supports matériels et logiciels et sur l'analyse de leurs performances avec pour objectifs de vérifier et identifier : les éléments et logiciels composant votre réseau informatique interne et externe, ses capacités techniques, le respect des contraintes légales, les modalités des échanges d'information et la sécurité de tous les points de votre réseau.

Une préparation et une exécution très précises avec l'analyse et inventaire du parc matériel, l'identification de tous les prestataires liés au projet, des services avant et après l’opération  et des points critiques. Nous validons la nouvelle implémentation après le déménagement, la répartition des tâches et responsabilités entre les compétences internes et externes intervenant dans l’opération ainsi que l'élaboration des procédures de tests et d'implantation post transfert.

Vous souhaitez plus d’informations sur la manière dont nous gérons les déménagements informatiques et télécoms : contactez-nous


Questions

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